Asistente Administrativa Bilingüe

Line of Service

Internal Firm Services

Industry/Sector

Not Applicable

Specialism

IFS - Administration

Management Level

Administrative

Job Description & Summary

Brindar soporte administrativo, logístico y operativo, asegurando la atención eficiente a clientes internos y externos, y el correcto funcionamiento de las instalaciones.

• Archivar, redactar y organizar documentos, informes y correspondencia al área de la firma que lo requiera.
• Atender y direccionar llamadas telefónicas de clientes, proveedores y personal que se contacte con la firma canalizando la información adecuadamente.
• Recibir a los visitantes o clientes y orientarlos al área designada.
• Brindar apoyo logístico, gestionar reuniones, eventos y agendas de acuerdo a los requerimientos de la firma.
• Colaborar en el manejo de recursos a través del control de suministros de oficina, facturación, y apoyo en procesos contables básicos.
• Coordinar el abastecimiento de materiales y servicios a través del proceso de adquisiciones establecido para cada uno de los casos. 
• Realizar la adquisición de servicios de transporte y estadía para Socios, Gerentes y demás colaboradores según se requiera y siguiendo el procesos de adquisiciones designado para este ámbito.
• Apoyar en la organización de eventos internos y capacitaciones dentro y fuera de la firma según se requiera.
• Coordinar el mantenimiento de equipos y espacios de oficina, así como los requerimientos emergentes de limpieza.
• Coordinar la recepción y entrega de valija interna y externa. 
• Gestionar el uso de recursos compartidos (salas de reuniones, estaciones de trabajo, parqueaderos, etc.)
• Trabajar en estrecha colaboración con el área para garantizar una correcta gestión administrativa-financiera de la firma.

Minimum years experience required

• 1 año de experiencia en funciones administrativas

Additional application instructions

• Formación académica: Título de Tercer nivel en Ingeniería Comercial, Administración de Empresas, Gestión Empresarial o carreras afines.
• Redacción y sistemas de comunicación
• Manejo del Paquete Office (Excel, Power Point, Word)
• Gestión documental 
• Inglés Intermedio - Avanzado
• Manejo de ERP (deseable Oracle)

Education (if blank, degree and/or field of study not specified)

Degrees/Field of Study required:

Degrees/Field of Study preferred: Bachelor in Business Administration

Certifications (if blank, certifications not specified)

Required Skills

Optional Skills

Accepting Feedback, Accepting Feedback, Active Listening, Administrative Support, Agile Database Administration, Business Process Improvement, Calendar Management, Clerical Support, Collaborative Forecasting, Communication, Communications Management, Concur Travel, Conducting Research, Confidential Information Handling, Corporate Records Management, Correspondence Management, Credentialing Database, Customer Relationship Management, Customer Service Excellence, Customer Service Management, Data Entry, Deployment Coordination, Electronic Billing, Electronic Filing, Electronic Records Management {+ 31 adicionales}

Desired Languages (If blank, desired languages not specified)

English

Travel Requirements

0%

Available for Work Visa Sponsorship?

No

Government Clearance Required?

No

Job Posting End Date

abril 10, 2026