Office Manager, Germany

Prologis is the global leader in logistics real estate. We own, manage and develop high-quality properties in the world’s most vibrant centers of commerce, approximately 72 million square meters in 19 countries. Some of the world’s largest brands (e.g., Amazon, BMW, DHL, FedEx, Pepsi) turn to us because they know an efficient supply chain will make their businesses run better, and a strategic relationship with Prologis will create competitive advantage. As the top ranked U.S. company and sixth overall among the Global 100 Most Sustainable Corporations in the World, we take our global footprint seriously.

Job Title:

Office Manager, Germany

Company:

Prologis

Title: Office Manager Germany
Location: Düsseldorf
Reports to: Executive Assistant

Rollenbeschreibung

Der Office Manager Germany ist verantwortlich für die fachliche Steuerung des Office Managements sowie für den professionellen, reibungslosen und rechtskonformen Betrieb aller deutschen Prologis Region Offices. Die Rolle umfasst die Koordination des operativen Tagesgeschäfts, die Steuerung externer Dienstleister, die Verantwortung für Facility-, Vertrags-, Fuhrpark-, Mobilfunk- und Nebenkostenthemen sowie die Sicherstellung gesetzlicher und organisatorischer Anforderungen. Die erfolgreiche Person muss fließend Englisch und Deutsch sprechen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Gesamtsteuerung Office Management Deutschland

• Fachliche Gesamtverantwortung für die Prologis Region Offices Düsseldorf, Hamburg, München und Berlin
• Sicherstellung einheitlicher Standards, Prozesse und Servicequalität
• Priorisierung, Steuerung und fachliche Eskalation von Office- und Administrationsthemen
• Zentrale fachliche Schnittstelle zu HR, IT, Finance, Legal und externen Dienstleistern

Facility Management und Sicherheit

• Verantwortung für Gebäude, Büroflächen und Infrastruktur
• Steuerung von Zutrittsprozessen, Schlüsseln, Chips und Alarmanlagen
• Koordination von Vermietern, Hausverwaltungen und externen Dienstleistern
• Organisation und Überwachung von Wartungen, Reparaturen, Reinigungs- und Sicherheitsleistungen

Vendor-, Vertrags- und Budgetmanagement

• Steuerung und Überwachung aller relevanten Dienstleister und Lieferanten
• Vertragsverwaltung inklusive Laufzeiten, Leistungsumfänge und Kündigungsfristen
• Rechnungsprüfung und fachliche Freigabe sowie Vendor-Pflege in PeopleSoft
• Steuerung von SEPA-Lastschriftlieferanten inklusive Rechnungsanforderung, VAT-Compliance und Abstimmung mit Accounts Payable
• Budgetüberwachung und Kostenkontrolle im Office- und Administrationsbereich

Nebenkostenabrechnungen Region Offices

• Fachliche Prüfung der jährlichen Nebenkostenabrechnungen für alle deutschen Prologis Region Offices
• Plausibilitätsprüfung der abgerechneten Kosten (Flächen, Umlageschlüssel, Zeiträume, Kostenarten)
• Vergleich der Nebenkosten mit Vorjahreswerten
• Klärung von Rückfragen und Abweichungen mit Vermietern und Hausverwaltungen
• Abstimmung mit Accounts Payable bei Unstimmigkeiten
• Sicherstellung der fristgerechten Rückmeldung und vollständigen Dokumentation

Firmenfahrzeuge und Fuhrpark (unterstützend)

• Operative Unterstützung des HR-Bereichs bei firmenwagenbezogenen Themen
• Koordination und organisatorische Unterstützung bei Fahrzeugbestellungen auf Basis der durch HR freigegebenen Anforderungen
• Organisation von Fahrzeugübergaben und -Rückgaben in Abstimmung mit HR und den jeweiligen Leasinggebern
• Unterstützung bei der Terminabstimmung für Reparaturen, Wartungen und Werkstattaufenthalte
• Operative Ansprechpartnerfunktion für Leasinggeber und Werkstätten bei organisatorischen Fragestellungen
• Unterstützung des HR-Bereichs im Rahmen von Ein- und Austrittsprozessen (z. B. Rückgabeorganisation)
• Keine Verantwortung für Firmenwagenrichtlinien, Anspruchsprüfung oder vertragliche Grundsatzentscheidungen

Die inhaltliche Verantwortung für Firmenwagenrichtlinien, Anspruchsberechtigungen und Vertragsgrundlagen liegt im HR-Bereich.

Mobilfunk und Telekommunikation

• Fachliche Verantwortung für die Verwaltung der Vodafone-Mobilfunkverträge
• Koordination von Neuabschlüssen, Vertragsänderungen und Kündigungen
• Abstimmung mit HR, IT und externen Ansprechpartnern

Rechtliche und organisatorische Compliance

• Koordination gesetzlich erforderlicher Themen zu Arbeitssicherheit, Brandschutz und Erste Hilfe
• Organisation und Nachverfolgung verpflichtender Schulungen
• Sicherstellung der notwendigen Dokumentation
• Schnittstellenfunktion zum Datenschutz

Technik und Infrastruktur

• Verantwortung für Meetingraumtechnik und Videokonferenzsysteme
•  Koordination und fachliche Eskalation technischer Störungen in Zusammenarbeit mit IT
• Sicherstellung der Einsatzfähigkeit der technischen Ausstattung

Unterstützung, Vertretung und Sonderthemen

• Aktive Unterstützung der Leitung Office Management Germany bei Events, Sonderprojekten und bereichsübergreifenden Initiativen
• Steuerung und Mitarbeit bei Special Projects im Office- und Administrationsumfeld nach Abstimmung

Laufende Aufgaben Office Manager Germany

• Fachliche Steuerung und Priorisierung laufender Themen
• Entscheidungsvorbereitung und fachliche Freigaben bei Facility-, Vertrags-, Budget-, Fuhrpark- und Nebenkostenthemen
• Rechnungsprüfung und fachliche Freigaben
• Abstimmung mit HR, Finance, IT und externen Dienstleistern
• Nachverfolgung von Compliance-Fristen

What we offer you:

• Independent and proactive environment in which challenging and varied work is encouraged
• Paid Volunteer Days: Work alongside your team to support initiatives in your local community.
• International cooperation with colleagues across Europe
• Annual discretionary bonus
• Laptop and all other necessary equipment required for the role
• Commuting allowance
• Health insruance contribution
• Long term insurance contribution
• Employee Assistance Program
• Beverages, snacks, fruit and sweets at the office
• Once off home office budget
• Training
• Free parking at every branch

#LI-SP1

People First

As a successful global enterprise, Prologis has never lost sight of what matters most - our strong belief that our people are the most important part of our business. And because of that, we provide a generous total rewards package and dedicate both time and resources to leadership development. Our team is intentional about cultivating a culture rooted in diversity, equity, and inclusion so that everyone at Prologis feels a sense of belonging.

Employment Type:

Full time

Location:

Düsseldorf, Germany

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