About the role

About the Role

The Administrative Assistant provides reliable and efficient administrative and organizational support to a team, department, or functional area. The role ensures smooth day‑to‑day operations by handling core administrative processes, coordinating activities, and supporting team members and managers in their daily work. The Team Assistant contributes to a well‑organized, compliant and productive working environment.

Your Responsibilities

Manage core administrative processes like purchase orders (PR/PO), travel booking and expense reimbursement
Ensure accurate and timely execution of recurring administrative tasks
Support document preparation (presentations, minutes, templates)
Help prepare correspondence and documents in German and English
Maintain office supplies and coordinate with service providers
Assist in organizing team meetings, workshops, and events including room booking, catering and logistics
Support internal communication and information flow within the team
Support onboarding of new team members, contractors and students (e.g., badge requests, equipment)
Perform general administrative tasks as needed

Your Profile

5+ years of relevant work experience
Background in commercial/business administration is an advantage
Strong organization and time management skills
Reliable, structured working style with attention to detail
Very good communication skills in German and English
Strong proficiency in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
Proactive, friendly, team- and service‑oriented attitude
Motivation to improve standard work routines and learn more efficient ways of working
Discretion and professionalism when handling confidential information
Interest in developing administrative skills further

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Über die Position

Als Administrative Assistant (m/w/d) unterstützen Sie ein Team bzw. einen Funktionsbereich zuverlässig in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Mit Ihrem strukturierten und serviceorientierten Arbeitsstil sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts, koordinieren administrative Prozesse und unterstützen Mitarbeitende sowie Führungskräfte in ihrem Arbeitsalltag. In dieser Rolle tragen Sie maßgeblich zu einem effizienten, gut organisierten und produktiven Arbeitsumfeld bei.

Ihre Aufgaben

Eigenständige Betreuung administrativer Prozesse, beispielsweise im Bereich Bestellanforderungen und Bestellungen (PR/PO), Reiseorganisation sowie Reisekostenabrechnung
Sicherstellung einer termingerechten und qualitativ hochwertigen Bearbeitung wiederkehrender administrativer Aufgaben
Unterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen und Vorlagen
Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz sowie weiteren Dokumenten in deutscher und englischer Sprache
Verwaltung von Büromaterialien sowie Koordination externer Dienstleister
Unterstützung bei der Planung und Organisation von Teammeetings, Workshops und Veranstaltungen einschließlich Raumplanung, Catering und logistischer Abstimmung
Förderung eines reibungslosen Informationsflusses und Unterstützung der internen Kommunikation im Team
Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender, externer Kräfte und Studierender, beispielsweise durch die Organisation von Zutrittsausweisen und Arbeitsmitteln
Übernahme weiterer allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben nach Bedarf

Ihr Profil

Mind. 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
Eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer betriebswirtschaftlicher Hintergrund ist von Vorteil
Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie ein gutes Zeit- und Prioritätenmanagement
Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailorientierung
Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
Freundliches, serviceorientiertes Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
Eigeninitiative und Interesse daran, bestehende Prozesse kontinuierlich zu optimieren und effizienter zu gestalten
Hohe Vertrauenswürdigkeit sowie ein professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
Motivation, die eigenen administrativen und organisatorischen Kompetenzen weiterzuentwickeln

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Aplyr's read

NXP Semiconductors drives innovation in the automotive and IoT sectors, attracting engineers and tech experts dedicated to cutting-edge semiconductor solutions.
Synthesized from recent postings & public sources

What's promising

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What to watch

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Why NXP Semiconductors

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