Agent ou Agente d'appui, Boréal international

Sous la supervision de la direction de Boréal International, la personne titulaire du poste fournit un appui administratif à l’ensemble des activités et du personnel du secteur, afin d’assurer un service quotidien d’assistance et de réception. Elle fournit des services de secrétariat au bureau de Boréal International, ainsi qu’un excellent service à la clientèle dans la gestion des courriels, des appels et de l’accueil des visiteurs. Elle apporte également un appui aux gestionnaires du secteur pour l’organisation de leurs activités et déplacements, le paiement des factures, la préparation de rapports et les comptes de dépenses.

Responsabilités :

• Fournir un appui administratif pour l’ensemble des activités de Boréal International                                                 

• Gérer le traitement quotidien des courriels et des appels téléphoniques, ainsi que les demandes générales de la population étudiante, des partenaires et des services internes;

• Assurer la distribution et la transmission des courriels et des informations de Boréal International aux autres départements du Collège; 

• Recevoir les appels, les traiter et les transférer aux personnes concernées, selon les besoins;

• Agir comme personne de premier contact pour le bureau : recevoir et traiter les demandes et plaintes des clients (en personne, par écrit ou par téléphone); résoudre la situation ou rediriger la demande ou la plainte à la personne appropriée;

• Agir comme personne-ressource pour tous les campus et sites d’accès qui offrent des programmes liés au secteur;

• Organiser les déplacements et les réservations pour l’équipe de Boréal International;

• Organiser les réunions liées au secteur en collaboration avec la direction; rédiger les procès-verbaux et distribuer la documentation pertinente;

• Participer à certaines activités de promotion, de recrutement et de marketing en assurant la logistique (disponibilité des installations et appui à la promotion);

• Maintenir un registre des ententes signées avec les agents et autres partenaires de Boréal International;

• Effectuer les vérifications et suivis requis pour le paiement des commissions au début de chaque semestre;

• Appuyer la direction et les gestionnaires responsables dans la préparation de présentations, d’exposés et d’outils de promotion ou de marketing pour une clientèle ciblée;

• Placer les commandes et les bons d’achat pour tout le matériel promotionnel requis lors des déplacements à l’international;

• Assurer la préparation et le traitement des factures;

• Soutenir les gestionnaires dans la mise en œuvre de programmes et de projets, ainsi que dans le suivi des actions attribuées au personnel de Boréal International (ex., rédaction de rapports);

• Préparer les relevés de dépenses des gestionnaires et de la direction;

• Effectuer l’entrée des contrats d’embauche pour le personnel temporaire dans le système informatisé et assurer les suivis en cas de problème selon les consignes du personnel superviseur;

• Modifier, formater et traiter divers contrats, tels que les protocoles d’entente et les ententes de partenariat;

• Veiller à ce que les locaux soient fonctionnels et conviviaux;

• Effectuer toute autre tâche connexe jugée nécessaire par la personne superviseure.                                                   

Exigences :

• Diplôme de deux ans ou l’équivalent en administration de bureau, administration des affaires, communications, relations publiques, marketing ou développement international;

• Minimum de deux ans d’expérience pertinente;

• Excellente maîtrise des logiciels de bureautique (traitement de texte, chiffrier électronique, base de données, etc.);

• Compétences en organisation et en gestion de tâches multiples;

• Expérience dans un environnement de bureau;

• Expérience dans la gestion de dossiers multiples et le respect d’échéanciers serrés;

• Capacité à travailler en équipe et de façon autonome;

• Excellentes habiletés de communication en français et en anglais;

• Aptitude à comprendre et à respecter les différences culturelles;

• Capacité à communiquer dans d’autres langues, un atout.