About the role

Aplyr's Quick Take

This role is primarily about providing comprehensive administrative support to the executive team and leadership in the DACH region. Daily tasks include managing schedules, organizing meetings and events, and handling internal communications. It's an individual contributor role focused on logistics and coordination.

Good fit

Ideal candidates have several years of experience in administrative roles, preferably in corporate settings. They should be organized, detail-oriented, and comfortable managing multiple tasks and stakeholders.

Worth noting

The position involves significant event planning and coordination, which may appeal to those who enjoy organizing and facilitating team activities. The emphasis on internal communication and cultural events suggests a collaborative work environment.

Bei Alcon werden wir von der sinnvollen Arbeit angetrieben, die wir leisten, um Menschen zu helfen, brillant zu sehen. Als weltweit führendes Unternehmen in der Augenheilkunde setzen wir uns für Innovation und Fortschritt ein und handeln schnell. Bei uns werden Sie für Ihr Engagement und Ihre Leistungen belohnt und können Ihre Karriere wie nie zuvor vorantreiben. Gemeinsam gehen wir über uns hinaus, um das Leben unserer Patienten und Kunden zu verbessern. Wir fördern eine Unternehmenskultur, die alle einbezieht und suchen nach vielfältigen, talentierten Menschen, die sich Alcon anschließen möchten.

Als Executive / Office Assistant (m/w/d) unterstützen Sie die Geschäftsführung sowie die DACH Leadership Organisation und verantworten die administrative und organisatorische Betreuung zentraler Leadership-, Meeting- und Standortthemen für DACH. Der Dienstsitz befindet sich in Aschaffenburg.

Ein typischer Arbeitstag in dieser Funktion umfasst:

Umfassenden administrativen Support für die Gschäftsführung inkl. Terminmanagement, Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen
Organisation der monatlichen Surgical Leadership Team Meetings inkl. Jahresplanung der Termine, Agenda-Erstellung und Protokollführung
Planung und Organisation des jährlichen Surgical Offsite Meetings inkl. Location, Programm und Agenda in Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
Organisation der vierteljährlichen DACH Leadership Team Meetings inkl. Terminplanung, Agenda-Erstellung und Protokollen
Organisation und Koordination der DACH Townhall Meetings inkl. Einladungsmanagement, Präsentationsvorbereitung und Archivierung im DACH InSight SharePoint
Planung und Durchführung des DACH Welcome Days sowie der L&C- und Regulatory-Affairs-Onboarding-Trainings inkl. Einladungen, Presenter-Abstimmung und Content-Pflege
Organisation zentraler interner Events wie Alcon in Action Day, World Sight Day, Weihnachtsfeier und Sommerfest inkl. standortübergreifender Koordination
Pflege der DACH-Intranetseiten sowie Unterstützung der internen Kommunikation
Administrative Unterstützung in den Bereichen Fuhrparkmanagement, Finance & Procurement sowie operatives Bestell- und Rechnungsmanagement
Ansprechpartner/in für Facility Management, ISS-Dienstleister, Büroorganisation sowie Übernahme von Rollen wie Site Lead Associate Giving, Arbeitssicherheit und Brandschutz

WAS SIE ZU ALCON MITBRINGEN:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position als Assistent/in der Geschäftsleitung
Sehr guter Umgang mit MS-Office Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Authentizität und Kommunikationsstärke
Exzellente Organisationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion

WIE SIE BEI ALCON ERFOLGREICH SEIN KÖNNEN:

Erleben Sie ein exzellentes Onboarding ab dem ersten Arbeitstag bei einem der Top-Arbeitgeber 2026(*) und entdecken Sie die vielfältigen Weiterentwicklungsmöglichkeiten innerhalb nationaler und internationaler Abteilungen
Arbeiten Sie eigenverantwortlich, umsatzorientiert und entdecken Sie das abwechslungsreiche Aufgabenfeld mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten und Raum für eigene Ideen
Erhalten Sie neben einer attraktiven Vergütung ein umfangreiches Package an Benefits, wie z.B. eine betriebliche Altersvorsorge, JobRad Bike-Leasing uvm.

(*) ausgezeichnet vom Top Employer Institute®, der weltweiten Institution für die Zertifizierung von herausragenden Mitarbeiterbedingungen.

Alcon Careers

"See your impact" unter https://alcon.com/about-us/careers

ACHTUNG: Wenn Sie derzeit ein aktiver Mitarbeiter (intern oder extern über Zeitarbeit bzw. Dienstleister) bei Alcon sind, klicken Sie bitte auf den entsprechenden Link unten, um sich auf der internen Karriereseite zu bewerben. Vielen Dank.

Stellen Hub – interne Stellenanzeigen für Mitarbeiter

Stellen Hub – Stellenanzeigen für Externe, die derzeit im Einsatz bei Alcon sind

Aplyr's read

Alcon leads the eye care industry, focusing on innovative surgical and vision care products, attracting professionals passionate about advancing ocular health.
Synthesized from recent postings & public sources

What's promising

•Alcon is a global leader in eye care, providing stability and industry influence.
•The company invests in cutting-edge technology for surgical and vision care products.
•Alcon offers diverse roles, from technical operations to sales, indicating a broad scope of opportunities.

What to watch

•The medical device industry is highly regulated, potentially impacting product development timelines.
•Alcon faces strong competition from other major healthcare companies.
•Limited public information about employee satisfaction and internal culture.

Why Alcon

•Alcon specializes exclusively in eye care, setting it apart from broader healthcare companies.
•The company has a strong focus on both surgical and vision care products.
•Alcon's global presence provides international career opportunities for employees.

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