Assistant(e) Administratif(ve) – CDD

Rothschild & Co

Rothschild & Co est un groupe international de services financiers de premier plan, contrôlé par la famille depuis sept générations et au centre des marchés financiers depuis plus de 200 ans.

Notre expertise, notre savoir-faire et notre réseau mondial nous permettent de proposer une vision unique qui bénéficie à l’activité et la richesse de nos clients et de nos parties prenantes, en respectant notre planète.

Nos équipes de 4 200 spécialistes du conseil financier présents sur le terrain dans plus de 40 pays, apportent une vision internationale unique à travers quatre activités de premier plan – Global Advisory, Wealth Management, Asset Management et Five Arrows.

En notre qualité de groupe familial fondé sur les relations humaines, nous attachons une importance particulière au recrutement et au développement de carrière de nos collaborateurs afin qu'ils puissent s'épanouir dans leur parcours professionnel.

Contexte

Nous recrutons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre nos équipes en Family Office dans le cadre d’un CDD.

Principales missions

1. Gestion administrative & secrétariat

• Gestion du courrier (simples et LRAR) : envoi, numérisation, archivage.

• Rédaction, mise en forme et envoi de documents administratifs.

• Gestion des appels et relais administratif des chargés d’affaires.

• Organisation logistique : fournitures, réservation de salles, préparation de dossiers à signer (juridique annuel, AG, etc.).

• Mise à jour ponctuelle des registres papier.

2. Gestion documentaire & remédiation (GED)

• Centralisation et transmission à la GED des documents réglementaires requis (statuts, comptes annuels des personnes morales).

• Diffusion de la documentation juridique à jour lors des opérations impactant les entités (statuts, bénéficiaires effectifs, opérations juridiques).

3. Facturation & CRM

• Contribution au suivi et au contrôle des données sensibles dans le CRM (en binôme).

• Relecture des documents de facturation.

• Publipostage et mise sous enveloppe des factures.

4. Assistance administrative – pôle fiscal

• Saisie et sécurisation de virements (impôts, comptables, formalistes, factures).

• Suivi de dossiers administratifs clients (administrations, plateformes).

• Gestion des espaces impots.gouv pour les personnes morales.

• Envoi de courriers fiscaux et remplissage de formulaires (ex. 2778).

• Suivi administratif de notes de frais et de contrats d’assurance au niveau des sociétés suivies au Family Office  

5. Assistance administrative – pôle social & SPD

• Saisie de virements.

• Téléchargement, contrôle et fiabilisation des bulletins de salaire (y compris outils intégrant de l’IA).

• Publipostage de documents sociaux.

• Participation à la préparation des déclarations de taxe sur les salaires.

Profil recherché

• Formation administrative / assistanat, avec expérience dans un environnement exigeant (finance, juridique, fiscal, cabinet, banque).

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Pack Office, Adobe Acrobat)

• Rigueur, sens de l’organisation, fiabilité et discrétion absolue.

• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à interagir avec des interlocuteurs variés (équipes internes, clients, administrations).

• Excellent relationnel et communication écrite et orale professionnelle.