Purchasing Assistant

Missão:

Apoiar  a área de Engenharia e Manutenção, nas vertentes de processos de compra, operacionalização do Armazém Técnico e suporte da Gestão de Energias de acordo com as necessidades da área e os requisitos definidos.

Principais Responsabilidades:

Compras:

• Participar na definição das características, âmbito e condições de fornecimento de materiais, equipamentos e serviços para a sua área de responsabilidade;
• Consultar empresas para o fornecimento de materiais, equipamentos e serviços no sentido de obter propostas de fornecimento destinadas à sua área de responsabilidade e para terceiros;
• Executar requisições e pedidos de compra em SAP para toda a área de Engenharia e Manutenção e quando solicitado de outros setores;
• Acompanhar o processo de compra garantindo prazos de entrega, transporte, recolha de documentação técnica e de contabilidade (faturas, guias de remessa, transporte);
• Proceder ao processamento informático de receção de mercadorias.

Armazém:

• Organizar o armazém com vista à otimização do espaço, garantir condições adequadas de armazenagem e da limpeza dos espaços;
• Rececionar as mercadorias. Confirmação dos materiais entregues face à encomenda, proceder ao controlo de qualidade, verificação de prazos de validade (ex EPI’s), verificação e tratamento adequado da documentação associada;
• Proceder a inventários físicos com vista ao controlo dos stocks. Atualização regular do stock no sistema informático;
• Fornecer as mercadorias de acordo com as requisições.

Apoio à Gestão da Engenharia e Manutenção:

• Organizar e manter o arquivo de documentação técnica em formato papel ou informático: Catálogos, instruções de equipamentos, desenhos, certificados e outra documentação relevante.
• Apoio a processos da área de responsabilidade do Gestor das Utilidades (Energias, ETAR e Instalações Comuns) como, organização e acompanhamento de atividades por serviços internos e externos.
• Apoio a processos da área de responsabilidade do Gestor da Manutenção como, Inventários de oficina, contabilização de mão de obra externa.
• Participar no processo de leituras de contadores de energias (Gás, Eletricidade e Águas) e atualizar ficheiros de controlo de consumos.
• Apoiar a Gestão na preparação de documentação diversa para efeitos de estudos ou licenciamentos, quer a solicitada internamente ou por entidades externas.
• Apoio na gestão do imobilizado nomeadamente, realização de inventário e preparação de documentação para efeitos de abate.

Serviços Gerais / Áreas Comuns / Resíduos:

• Gerir as necessidades e as atividades de manutenção das áreas da sua responsabilidade como, espaços comuns exteriores (arruamentos, jardins, baldios, rede de águas residuais e pluviais) e edifícios de escritórios/laboratórios, com recurso a serviços internos de manutenção e à contratação e gestão de empresas externas, garantindo que as áreas se mantenham em boas condições de utilização e segurança;
• Promover e coordenar as ações relacionadas com prevenção de Legionella, dando cumprimento aos requisitos legais de manutenção e controlo de águas sanitárias no âmbito do plano estabelecido para a empresa.
• Coordenar a execução dos serviços a prestar pelas empresas externas de higienização (limpeza de escritórios e espaços interiores comuns, controlo de pragas, tratamento de EPI/fardas e recolha de resíduos hospitalares), bem como suporte à gestão de contratos.
• Garantir a organização do trabalho de recolha de resíduos nas diferentes áreas da empresa, a organização do armazém de resíduos, o correto acondicionamento e identificação dos resíduos e a sua expedição de acordo com os procedimentos implementados pela área Ambiental;

Geral:

• Garantir o cumprimento das regras estabelecidas pela empresa relativamente à segurança, qualidade e ao ambiente.

Requisitos de formação:

• 12º ano com via profissionalizante na área de gestão ou nível académico inferior com experiência profissional comprovada

Requisitos e competências pessoais:

• Conhecimentos Inglês
• Conhecimentos como utilizador/a de Excel e SAP
• Rigor
• Orientação a Resultados
• Inovação
• Trabalho em Equipa
• Adaptabilidade
• Atenção ao Detalhe
• Relacionamento Interpessoal
• Responsabilidade
• Controlo de Processo
• Confidencialidade

Outros Requisitos:

• Formação em movimentação manual e mecânica (empilhador e / ou “stacker”) de cargas